阿都 : 

1. 概 述

我们首先需要弄清楚我们系统中提供的往来核算系统是什么?什么时候需要启用这个模块?然后才是怎么去使用它用好它。 概括说来我们的往来核算系统是专门用来跟踪往来款(包括应收帐款和应付帐款)详细情况的,而实际上,当一个企业的往来款跟踪要求不严格的时候,这个模块可以不使用。

举个例子,一般情况下,我们企业只要求知道每个往来单位和我们做了多少生意(提了多少钱货),欠我们(还是我们欠别人)多少钱,这种需求中,我们其实在会计帐务的应收帐款科目和应付帐款科目的明细帐(总帐)中已经可以非常清楚的反映这些情况,如果只要求这样,我们并不需要启用我们的往来核算模块。但是如果我们除了要知道这些情况外,还需要对每一笔的应收或者应付进行跟踪,如,我们卖了一个设备100万元给A客户,后来又卖了50万的另外一种设备给该客户,客户每次成交后都是分多次付款的,而我们可能还需要知道以下信息:

哪一笔款对应哪一笔生意(哪个设备)?
  哪几笔生意已经回款完毕了?
  还有哪几笔没有回? 已经回款的是怎么一个过程?分几次,什么时候回的?
   开了发票没有?
   需要业务员督促回款吗?
   业务员一共回了多少款?
   我们承诺给对方的回扣是怎样的?
   我们兑现了吗? 整个过程我们要计提些什么费用?支付了没有?
   ……

这个时候,普通的应收应付系统(或者会计帐务)是不可能为您提供这些信息的管理的,那么,请你使用我们的往来核算模块(我们更愿意称它为:应收应付业务跟踪模块)

这个模块是相对独立的,但是和进销存、出纳、帐务也有一些联系:
   ◆ 进销存的销售和采购业务是往来核算管理中应收和应付数据的来源。当然,我们也可以不从进行导入,而是自己独立手工输入应收、应付款利用本模块进行过程跟踪,这个时候往来模块就算是独立于进销存来使用了。
  ◆ 当我们收到客户的钱或者是付款给供应商,这笔钱肯定要经过出纳,也就是说,出纳可能有这样的记录,因此,出纳系统可以说是往来核算管理中“实收实付”、“已收已付”的数据来源。当然,如果我们并不需要(或者没有人手)使用我们的出纳系统,会计可以输入客户的回款或者是付出的货款(会计肯定需要做这样的凭证),在往来系统冲销并生成凭证就可以了,这个时候往来模块就算是独立于出纳系统来使用了。
  ◆ 冲销往来单位的应收应付款,会计肯定需要做冲销凭证,而冲销凭证可以在往来核算系统自动生成。

往来核算的总界面如下图:

我们通过不同的视图来用不同的方式展示不同的数据。
  界面的分左右两个大的部分,左半部分和右半部分我们进行可以冲销。

2. 应收应付数据操作

应收应付的数据可以从进销存导入、也可以自己手工输入。

在进销存导入的时候我们可以导入单据的货品明细,如果你在进销存设置里面设置了“销售和采购数据自动进入往来核算”,往来数据可以在进销存开单的时候直接进入往来而不需要导入,但是这样的话,进销存的货品明细不会进入往来,而是以一张单据一条汇总数据的形式进入往来核算系统。如果你需要按货品跟踪的话,请不要在进销存设置里面设置为“自动进入往来”,而是采用导入的功能(在导入的时候选择导入明细)。

请看左边的应收应付的操作工具条:

一般我们可以从进销存导入数据:

当然,你也可以手工录入或者更改数据:

 

3. 收款和付款数据操作

收款和付款数据可以通过出纳系统导入,如果是进销存里面的“现金销售、采购”业务产生的收款和付款会在上面的进销存导入中直接导入到这里来。如果你没有专门的出纳人员使用我们的出纳系统,或者因为各种原因不使用我们的出纳系统,你可以直接输入收款或者付款数据。而实际上:其他应收款冲应收、预收款冲应收、预付款冲应付、费用(或损失)冲应收应付等等非“现金”的收款付款情况不会在出纳系统反映,这样你可以手工把这些数据作为收款付款输入到往来核算系统中。

收款付款(右半部分)的操作工具条请看下图:

从出纳导入数据的操作:

你还可以手工输入收款付款数据,收付款科目可以说除应收帐款和应付帐款外的所有其他科目,这样就可以处理预收冲应收、其他应收冲应收、预付冲应付、费用冲应收等等的复杂情况。

如下图,我们就输入一个预收款,用于冲应收:

安装的时候,你可以改变安装程序的目录,默认是在C:\Program Files\内。请你按照提示完成软件的安装。安装的过程中,安装程序可能会重新启动计算机,请你耐心等候直到软件安装完成。

 

4. 冲销操作

冲销的情况我们分以下几种:

A. 左半部分和右半部分刚好都有一笔金额一致、往来单位一致(同时还可能要求业务单据号一致),这种情况下,你可以点击自动冲销,系统会自动帮你把这些数据核对后冲销掉。

B. 左半部分一笔需要右半部分几笔相加后金额相等才能冲销,这种情况一般是应收(或应付)金额比较大,回款(或付款)分多次完成的情况。这样就需要你选中左半部分的一笔,然后在右半部分点选多笔(多选需要在选择时按住键盘的Ctrl键),最后点击手工冲销。

如下图:

C. 左半部分多笔相加后金额等于右半部分一笔。例如,某客户提了5次货,总货款为10000元,现在一次付款给我们10000元,把以前的应收都结算掉。 操作方法和上述B中的操作类似。(在左半部分按住键盘CTRL键选择多笔数据)

D. 左半部分多笔相加后金额等于右半部分多笔相加。例如客户提了3次货(3000元+3000元+2000元),总货款8000元,分两次付款(4000元+4000元)共付款8000元。 操作方法和B和C类似。(在左、右半部分都按住键盘CTRL键选择多笔数据)

E. 同一个往来单位,应收冲应付(材料款抵货款),或者应付冲应收(货款抵材料款)。这种操作需要在左半部分按住键盘CTRL键选择这些数据。然后点击手工冲销旁边的下拉三角,用弹出菜单里面的“只处理应收应付数据”来冲销。

如图:

F. 收款和付款抵消,仿照E.的操作,使用“只处理收款付款数据”

G. 以上情况都不行,应收应付和收款付款金额不相等,例如:某客户可以提货1010元,只付款1000元,零头的10元我们承诺客户不再收取(卖个人情?)。怎么处理? 我们的系统为了保证数据的完整性和严密性,必须借贷金额完全相等才能冲销。这样就要求你输入一笔费用(或者是其他应收、或是其他的名目)作为收款,金额为10元,补足上例中的收款总额为1010元才能一起冲销。

5. 生成冲销凭证

应收和应付的凭证已经通过进销存生成凭证,所以在往来中生成的是收款付款业务的凭证。直接点击往来核算主界面的生成凭证按钮即可。

有一种情况我们是必须避免的:我们已经从帐务输入了收款付款凭证,而我们又在出纳系统导入了帐务系统的现金银行数据,接着,出纳的数据又导入到了往来系统,又通过往来系统生成了凭证。这样导致的结果就是数据重复,帐务混乱。

6. 查看和取消冲销关系

已经冲销的数据我们在默认的视图中是看不到了,请你依以下步骤操作:
   A. 切换视图到按往来单位视图,或者选择右半部分工具条中下拉三角的“在所有款项中筛选”    

 

B. 双击已经冲销的数据,打开明细数据。

C. 点击查看冲销关系

掌握了冲销关系,你和你的往来单位对帐或者谈判就有利多了!

D. 如果需要取消冲销关系,你可以点击取消冲销关系按钮。如果数据建立了冲销关系,那么和这个数据相关的凭证和原始数据将不能再更改,如果发现数据输入有误需要更改,你需要先取消冲销关系。

7. 后续服务(开票、回扣等)的操作

如图所示,你可以输入以下后续工作的资料。这些资料是独立存在的,不会对核算本身产生任何影响,不参与会计核算,也不会在帐务里面显示。
  它们类似于客户关系管理(CRM)的部分内容,它们很实在的反映了往来交往过程。

 

8. 报 表

我们的往来系统着重于往来过程的跟踪和冲销关系。决大部分的往来报表已经在帐务系统里面反映。在往来系统只提供了应收汇总明细表 和 业务员回款分析表供您使用。

前者反映了应收的过程,后者可以用于你复杂的业务员提成的计算参考。

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